Автоматизация юридических процессов (LegalTech) в компании: инструкция к применению

Юридические департаменты и компании все чаще обращаются к технологиям для оптимизации своей работы. Автоматизация юридических процессов (LegalTech) — это не просто модный тренд, а необходимость в условиях растущего объема работы и требований к скорости и качеству юридического сопровождения. Ее преимущества очевидны, однако на каждом этапе необходимо учесть множество факторов: подготовку к запуску, документальное оформление, организационные и структурные особенности и ряд других. Рассмотрим их в материале.

С чего начинается автоматизация юридических процессов

Методология «ОСА»: Оптимизация → Стандартизация → Автоматизация

Первый шаг на пути к успешной автоматизации юридических процессов начинается с глубокого понимания текущего состояния юридического подразделения компании. На этом этапе важнейшее значение приобретает выявление текущих «узких мест», определение того, как юристы взаимодействуют друг с другом и с другими подразделениями компании. При автоматизации я предлагаю использовать методологию «ОСА», которая предлагает последовательный подход:

1. Оптимизация: анализ текущих процессов, выявление «узких мест», дублирования и избыточных операций. Например, в претензионной работе можно выявить сложные тексты, требующие избыточных деталей, лишние этапы согласований или дублирующие проверки.

На этапе оптимизации необходимо провести внутренний аудит процессов — внутренними силами или с привлечением внешних консультантов, что поможет объективно взглянуть на ситуацию и выявить скрытые неэффективности. Важно не просто убрать лишние шаги, но и провести перепроектирование некоторых процессов с нуля. Это позволит впоследствии внедрять решения, не просто автоматизирующие текущие ошибки, а создающие новую, улучшенную реальность работы юристов.

2. Стандартизация: создание четких инструкций, чек-листов или регламентов. Например, стандартизация формулировок претензий или до­гово­ров.

На этапе стандартизации ключевую роль играет вовлеченность сотрудников, их активное участие в разработке инструкций и чек-листов. Это не только улучшит качество документов, но и повысит принятие новых процессов командой.

3. Автоматизация: только после первых двух этапов можно приступать к выбору и внедрению технологических решений.

Не менее важно до старта мероприятий по автоматизации заручиться поддержкой так называемых стейкхолдеров. Это лица, которые прямо или косвенно заинтересованы в судьбе подразделения и/или проекта. Например, смежные подразделения (закупки, финансы, безопасность) или вышестоящее руководство.

После этого можно приступать к автоматизации, предварительно выбрав решения, максимально соответствующие нуждам компании, и заранее преду­смотрев возможности их интеграции с уже существующими системами.

Документальное оформление

Автоматизация юридических процессов требует соответствующего документального сопровождения:

• Локальные нормативные акты компании: положения об электронном документообороте, регламенты работы с автоматизированными системами.

• Дополнительные соглашения к трудовым договорам, если автоматизация приводит к изменению трудовых функций сотрудников. Так, например, внедрение ЭДО с работниками требует соответствующих изменений в трудовой договор.

• Соглашения с поставщиками ПО: лицензионные договоры, SLA (соглашения об уровне сервиса).

• Политики обработки данных, особенно при работе с персональными данными или коммерческой тайной.

• Существенное значение приобретают требования отраслевых стандартов, таких как ISO 9001:2015 «Системы менеджмента качества», а также законодательства о персональных данных и коммерческой тайне.

Организационные аспекты автоматизации

Автоматизация юридических процессов — это не просто технологический, но и глубокий организационный проект. Один из ключевых аспектов успешной реализации таких проектов заключается в формировании правильной структуры управления и эффективной коммуникации между всеми заинтересованными сторонами.

Структурные особенности

Взаимодействие юристов и ИТ-специалистов:

1. Формирование проектного офиса является важным условием успеха. Этот офис должен включать не только IT-специалистов и юристов, но и представителей других подразделений компании, которые затрагиваются внедрением новых систем. Важно выделить менеджера проекта, который будет выполнять роль «переводчика» между юристами и IT-специалистами.

Еще один организационный аспект — правильное позицио­нирование проекта внутри компании. Здесь важно объяснить руководству не только то, сколько денег будет потрачено, но и какие выгоды в долгосрочной перспективе получит компания от внедрения автоматизации: повышение прозрачности, ускорение процессов, минимизация рисков, рост привлекательности компании на рынке труда и формирование положительного образа компании как инновационной.

Необходимо также разработать стратегию управления изменениями, включающую регулярные коммуникации, мотивирующие мероприятия и программы обучения сотрудников, которые помогут преодолеть сопротивление изменениям и повысить приживаемость новых технологий.

2. Интеграция с общекорпоративными системами. Ключевой вопрос: что лучше? Независимая автоматизация юридического департамента или интеграция/доработка общекорпоративных систем?

Каждая ситуация — индивидуальна, поскольку многое зависит от существующего ландшафта, доли юридической составляющей в сквозном бизнес-процессе, размера юридической команды и ряда других факторов.

На практике оптимальным часто оказывается гибридный подход, согласно которому используются специализированные юридические решения с API-интеграцией в корпоративные системы.

Преимущества интеграции:

• Единая экосистема данных.

• Снижение затрат на поддержку.

• Возможность кросс-функ­цио­нальной аналитики.

Преимущества независимой автоматизации:

• Более гибкая настройка под специфику юридической работы.

• Быстрое внедрение без необходимости согласований с другими департаментами.

• Возможность выбрать специализированные LegalTech-решения.

Резюме

Автоматизация юридических процессов — это сложный, но необходимый шаг для современных юридических департаментов. Как показывает практика, успешная автоматизация требует не только выбора правильных технологий, но и тщательной подготовки процессов, грамотного управления изменениями и внимания к правовым рискам.

Ключевые принципы успеха:

• Следовать методологии «ОСА»: сначала оптимизация и стандартизация, потом автоматизация.

• Учитывать правовые риски, особенно в области интеллектуальной собственности и защиты данных.

• Сочетать специализированные LegalTech-решения с интеграцией в корпоративные системы.

• Начинать с малого, измерять результаты и постепенно масштабировать успешные практики.

Юристам будущего предстоит не только знать право, но и понимать технологии, чтобы эффективно использовать их в своей работе, хорошо ориентируясь в правовой материи, понимать «дух закона».

Таблица 1. Какие процессы можно и какие нельзя автоматизировать

Таблица 2. Чек-лист по автоматизации юридических процессов

Начать с «малой автоматизации»:

• Макросы в Excel для обработки данных.

• Шаблоны документов с автоматическим заполнением.

• Простые RPA-роботы для рутинных задач.

• Применение искусственного интеллекта (прежде всего, LLM модели) для написания простых программ/алгоритмов

Использование фреймворка LegalTech проекта:

• Определение «боли» и метрики успеха.

• Анализ рынка решений.

• Составление сравнительной таблицы вариантов.

• Расчет экономики проекта (TCO и ROI)

Фокус на управление изменениями:

• Обучение сотрудников.

• Постепенное внедрение.

• Работа над «приживаемостью» решения

Анализ типичных ошибок:

• Отсутствие вовлеченности заказчика.

• Попытка сделать «под ключ» без итеративного подхода.

• Экономия на анализе требований и тестировании